Google Meet 高管談及隱藏在你行事曆中的知識引擎：會議將成為智慧財產權

(SeaPRwire) –   會議是企業的暗能量：常見、強大且大多數時候看不見。塑造公司方向的推理與判斷發生在會議中，但隨後就消失了。電子郵件將情境化溝通轉化為組織的工作記憶；現在AI也在會議中做同樣的事，讓對話在會議結束後仍可使用。它將會議從時間中的片刻轉變為一種新型的組織資產。

會議記錄

會議包含很少進入正式系統的資訊：領導者如何權衡取捨、為何決定會走向某個方向而非另一個、誰服從誰，以及異議如何解決。公司將策略文件視為關鍵智慧財產，但核心決策過程同樣有價值，且更難捕捉。領導者經常試圖以書面形式近似記錄這些，但很少能捕捉到決策實際如何發展。

領導的智慧財產在會議室中產生，隨後便消失不見。

我們也能感受到單純的損失：做出的決定未被記錄、承諾逐漸消失、爭論重複進行，因為人們忘記的不僅是決定了什麼，還有如何決定的。手寫會議記錄具有主觀性，且僅記錄了其中一小部分。即使是完整的記錄稿，在捕捉會議含義方面也不太實用；重要資訊很少被整合、分析或分發。

如今許多人使用AI來總結會議錄音，並生成（有時分享）有用的會議數據：誰負責什麼、爭議發生在何處、誰有說服力的論點，以及下次會議議程應包含什麼。然而，這只是AI應用於會議的開始。所有這些資訊都能在更大規模上為企業帶來好處。

商業價值

未記錄的會議資訊在會議結束後就開始「融化」。然而，AI提取將其固化為基礎數據。決定、理由和模式變得持久。它們的知識價值像磚塊一樣堆疊，而非冰塊。第一次，會議中說的話變成組織實際可以建立的知識——就像電子郵件使日常溝通可存檔且持久一樣。

我們可以將這些數據與組織已知的其他內容結合：文件、CRM、電子郵件和合同。這種結合是新價值浮現的地方。當會議智慧流入與其他內容相同的語料庫時，其信號會被放大。

如今有些組織正在這麼做。在一家大型支付和金融服務公司，領導者彙總團隊和客戶會議錄音，分析對話中的模式，以發現逐次會議難以或無法察覺的新興需求和產品點子。領導層不再依賴軼事式的回憶，而是透過互動來了解客戶信號的變化，從而為產品開發提供資訊。

定期舉行的高管決策會議可以成為一個活的檔案，不僅記錄做出了什麼決定，還記錄如何做出決定：哪些論點和數據起了作用。這可以使整個公司的決策更加順利和一致。隨著組織開始系統地捕捉會議智慧，團隊動態將發生變化。首先，決策重審會減少，因為該功能保留了推理過程。入職速度加快，因為新員工可以看到團隊實際的思考方式，而不僅僅是書面政策。

個人採用AI會議記錄工具是因為它們能改善會議。但商業價值遠不止於更好的會議；它是我們可以建立的組織知識。

領導者現在應該做什麼

每個持久的知識系統最終都會重塑決策制定和工作完成的方式。想想電子郵件如何改變了工作的形態。AI會議智慧將遵循同樣的道路，領導者可以加速這一轉變。

如果僅靠個人採用，會議智慧可能會保持碎片化。其價值雖然顯著，但仍局限於生產力，無法實現業務轉型。戰略收益不會實現。

要釋放會議智慧的商業價值，領導者需要將會議記錄視為基礎設施，而非某些員工碰巧使用的工具。當記錄、總結和分享在整個組織中常態化時，早期好處隨之而來：更透明的問責制、更少的返工和更好的決策跟進。

轉型從提供AI會議工具、向員工解釋其直接好處以及鼓勵使用開始。一開始，廣泛使用AI進行記錄、總結和分享的好處應該會帶來不斷增長的問責文化和其他員工福利，例如減少返工和更容易跟進。

將會議記錄視為基礎設施不僅意味著用它來提高個人與團隊的會議生產力。當會議智慧被一致捕捉時，組織可以對該數據應用AI分析，以辨別決策、爭論和取捨之間的業務因果關係。

這種整合需要一個共享、可靠的會議數據基礎作為依託。現在開始捕捉會議數據的公司將在工具成熟時具備使用先進分析的條件；那些將會議AI工具留給個人與團隊的公司將沒有共享的背景可以依託。

第二，我們需要 決定會議資訊應如何分享和使用。我們曾在電子郵件和文件方面處理過類似的問題：一旦新形式的知識變得持久，規範和治理就會隨之而來。這裡也會發生同樣的事情。

會議數據只有在人們了解其使用方式並能看到自身好處時，才會成為企業資產。我們必須考慮捕捉什麼、如何保留以及如何管理訪問權限。當這些選擇明確時，會議智慧更有可能加強合作和分析，而非產生摩擦。

最後，領導者需要刻意建立明顯利用這一新資產的流程。機會不僅在於捕捉對話，還在於建立新的節奏，轉化為可重複使用的指南、行為和機構記憶。

從短暫到持久

管理累積的會議智慧是一個新領域。目前沒有既定的指南說明如何隨著時間的推移整合它或在此基礎上發展。首先弄清楚這一點的組織將會累積優勢，就像那些快速轉向電子郵件的公司一樣。那些不這麼做的公司將繼續丟失它們一直丟失的相同知識——只是有更好的記錄稿而已。

這種轉變不會自動發生。它需要領導者認識到會議已經從短暫變為持久，並準備好建立系統和文化來捕捉這一價值。